Paiement à des mandataires

Accueil PJ>Dépenses de fonctionnement spécifiques> Frais de déplacement temporaire

-	Décret n° 90-437 du 28 mai 1990 modifié pour la métropole et circulaire Fonction Publique- MINEFI –Budget du 22 septembre 2000 y afférente.
-	Décret n° 89-271 du 12 avril 1989 modifié pour les DOM. Mayotte, et Saint-Pierre-et-Miquelon.
-	Décret n° 71-647 du 30 juillet 1971 modifié relatif aux conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements (transports aériens) dans les DOM. transport.
-	Décret n° 92-159 du 21 février 1992 sur les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels militaires sur le territoire métropolitain.
-	Décret n° 91-430 du 7 mai 1991 modifié, sur les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des ouvriers de l’État sur le territoire métropolitain.

PAIEMENT à l'agent des frais de restauration et d'hébergement

Mission :

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

- Ordre de mission ou arrêté ou référence à un document officiel publié, dispensant d’ordre de mission et fixant la circonscription dans laquelle les intéressés peuvent se déplacer

- État de frais signé par le bénéficiaire et certifié par la personne habilitée à le faire sauf à ce que le mandat auquel il est joint comporte la mention " service fait " apposée par l’ordonnateur

L’ordre de mission peut être permanent (produit en deux exemplaires, le 1^er gardé par le comptable, le 2^ème joint au premier mandat (ou ordonnance). Il peut être collectif. En outre, les chefs de services départementaux ou régionaux se déplaçant dans leur circonscription sont dispensés d’ordre de mission : seul l’état de frais est à produire. L’intéressé ne peut signer lui-même son ordre de mission.

La mention ordre de mission permanent ou/et ordre de mission collectif doit être portée sur l’état de frais.

Tournée :

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Ordre de déplacement et - État de frais (idem que pour les missions)	Décret n° 89-271 du 12 avril 1989 modifié (article 12). (concerne uniquement les DOM).

Intérim :

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Décision fixant les conditions de l’intérim et État de frais (idem que pour les missions)

Stage :

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Ordre de déplacement (ou convocation au stage) Et - État de frais (idem que pour les missions)	Cette pièce doit mentionner le décret de référence (1989 ou 1990) et l'article de référence ou encore l’arrêté spécifique, pris dans le cadre du décret de 1990, fixant un régime particulier.

PRISE EN CHARGE DIRECTE des frais d'hébergement et de restauration des agents en mission ou en stage

La prise en charge directe par l’administration de ces frais intervient dans le cadre des dispositions du décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié s’agissant du régime de droit commun, et à titre expérimental dans le cadre des dispositions du décret n° 2000-929 du 22 septembre 2000.

Cette prise en charge, en ce qui concerne le décret de 1990 précité, ne doit pas entraîner de dépenses supplémentaires par rapport au montant des indemnités journalières de déplacement qui auraient été remboursées à l’agent.

Appel à un établissement public de formation (stages) dans le cadre du décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié :

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

- Convention

- Mémoire signé du directeur d’établissement ou facture

- État récapitulatif des dépenses effectuées, visé par l’agent comptable dudit établissement

Cet état remplace éventuellement les deux pièces précédentes.

Appel à un autre établissement (hôtel, restaurant) ou à une agence dans le cadre du décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié :

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

- Contrat ou convention (selon le cas)

- Facture du prestataire de services

Si un contrat ou une convention est passé, il doit faire référence au décret relatif aux frais de déplacement. Il est produit en deux exemplaires.

Elle doit comporter tous éléments relatifs aux agents nourris ou hébergés et à la durée de la mission ou du stage. A défaut d’éléments portés sur la facture, l’ordonnateur les fournit au comptable, au minimum :

- la liste des agents nourris ou hébergés ;

- la durée de la mission ou du stage (mention du jour et de l’heure d’arrivée et de départ) ;

- le nombre de repas ou nuitées et le prix unitaire du repas et du logement.

Régime expérimental applicable uniquement dans le cadre de la passation d'un marché (décret 2000-929 du 22 septembre 2000) :

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Décision du ministre fixant la politique de déplacement de son ministère, le recours au marché et le champ de celui-ci et - Autres pièces (cf. le chapitre consacré aux marchés publics formalisés)	Cette expérimentation court jusqu’au 31/12/2003. Le recours à cette formule n’est pas plafonné par le barème des indemnités journalières.

frais de transport individuels

Utilisation du véhicule personnel - Versement d’indemnités kilométriques :

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

- Ordre de mission ou assimilé (ordre de déplacement, décision d’intérim, convocation au stage selon la nature du déplacement)

- Autorisation d’utilisation du véhicule personnel

Il est précisé que l’ordre de mission, l’état de frais et la demande de remboursement peuvent figurer sur le même document.

L’autorisation permanente doit être produite en deux exemplaires, la mention " autorisation permanente " étant portée sur l’état de frais.

Frais de péage d'autoroute :

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

- Tickets acquittés ou reçus

- Relevé des passages et facture
acquittée par l’agent

Décret 1990 modifié, article 35.

Seulement si l’agent possède à titre personnel une carte d’abonnement.

Taxi :

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Facture acquittée ou reçu délivré et - Ordre de mission et - État de frais	Dans les deux situations se rapportant aux véhicules de louage (§ 2133 et 2134), outre les documents sollicités, le comptable doit recevoir l’ordre de mission et l’état de frais tels qu’indiqués sous la rubrique " utilisation du véhicule personnel ".

Location de véhicule :

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Facture du loueur et Ordre de mission et État de frais	Décret de 1990 modifié, article 37, 4^ème alinéa.

frais de transport en commun pris en charge directement par l'administration

Articles 38 du décret de 1990 modifié.

Article 37 du décret de 1989 modifié.

Titres de transport :

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

- Éventuellement, contrat ou convention (en double exemplaire)

- Bon individuel de transport ou toute autre pièce en tenant lieu

- Facture

Le BIT ou bon de commande doit comporter tout renseignement permettant de s’assurer du respect de la réglementation (nom, objet du déplacement, lieu, classe autorisée).

Cartes d'abonnement :

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

- Facture

- Copie de l’abonnement

Décret 1990 modifié article 39.

Cette pièce n’est pas nécessaire si tous les renseignements afférents à l’abonnement figurent sur la facture.

frais de transport en commun Remboursement à l'agent des frais de transport engagés

Pièces communes :

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

- Ordre de mission

- État de frais

Pièces particulières :

Voie ferrée 2ème classe

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
Néant	Décret de 1990 modifié, articles 38, 40, 43 et 44. Décret de 1989 modifié, articles 39, 40 et 41.

Voie ferrée 1ère classe, avion, autocar, navette, bateau, etc...

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Titre de transport	Sauf, pour l’avion en métropole, dans la classe la plus économique

Supplément, réservation couchette, wagon-lit

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Titre de transport	Décret de 1990 modifié, article 42. Le supplément inclus systématiquement dans le tarif de transport en TGV n’implique aucune justification particulière. L’état de frais certifié vaut autorisation d’utiliser l’une de ces formules.

Train auto-couchette, train + hôtel

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Titre de transport	Décret de 1990 modifié, article 42.

Carte d’abonnement

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

- Copie de la facture réglée par l’agent

et selon les cas,

- Copie de l’abonnement

Cette pièce n’est pas nécessaire si tous les renseignements afférents à l’abonnement figurent sur la facture.

Frais de parking à proximité de gares ou d’aéroports

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Ticket de stationnement ou facture acquittée	Décret de 1990 modifié, articles 41, 2^ème alinéa et 44, 3^ème alinéa. Ces remboursements ne peuvent être dissociés de l’utilisation effective des transports en commun.

Prise en charge d’un excédent de bagage de 10 kg transportés par voie aérienne

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Titre de transport indiquant le supplément pour excédent de bagage	Décret de 1989 modifié, article 6.

transport du corps d'un agent décédé

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Facture de l’entreprise ayant assuré le transport et les frais annexes	Application des articles 46 du décret de 1990 modifié et 43 du décret de 1989 modifié.

déplacements effectués à l'intérieur de la commune de résidence ou de la commune ou s'effectue le déplacement

Décret de 1990 modifié, article 28.

Cas général :

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- État de frais	Il doit faire référence à l’article 28 du décret de 1990 modifié.

Agent bénéficiant d'une indemnité forfaitaire :

Pièces A OBTENIR par le comptable à l’appui des opérations de dépenses	Références aux TEXTES ou COMMENTAIRES
- Copie de l’arrêté du ministre intéressé, du ministre de la fonction publique et du ministre du budget	Le versement d’une telle indemnité est réservé aux agents exerçant des fonctions principalement itinérantes.

paiement aux agents bénéficiaires d'une avance sur frais de déplacement temporaires

Pièces A OBTENIR
par le comptable à l’appui des opérations de dépenses

Références aux TEXTES
ou
COMMENTAIRES

Outre l'ordre de mission ou de déplacements ou la décision d’intérim et l’état de frais, doit être produite :

- Demande de l’agent

Article 50 du décret de 1990 modifié, article 44 du décret de 1989 modifié. Les avances font l’objet d’un ordonnancement ou d’un paiement par le régisseur d’avances. Elles ne peuvent excéder 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou la fin du mois, selon le cas. Les justificatifs nécessaires le cas échéant sont à produire au paiement du solde.