CONTROLES DE L'AGENT COMPTABLE EN MATIERE DE DEPENSES DANS LE CADRE DE LA PROCEDURE DES CHARGES A PAYER

retour au sommaire

Avant de procéder au paiement des dépenses, les comptables doivent exercer sur les opérations des ordonnateurs, un contrôle destiné à les assurer que les paiements demandés correspondent bien à des dépenses régulièrement engagées, liquidées et ordonnancées . Les comptables doivent ensuite s'assurer que les créanciers qui demandent à bénéficier des paiements ont bien qualité pour donner un acquit libératoire.

Ces opérations de contrôle sont d'autant plus importantes qu'elles sont sanctionnées par la responsabilité pécuniaire des comptables. On distingue traditionnellement en ce domaine la responsabilité de PAYEUR qui sanctionne les contrôles de la validité de la dépense et la responsabilité de CAISSIER qui recouvre l'opération de caisse.

Le mécanisme des charges à payer (CAP) conduit à la " rénovation " du rôle de PAYEUR.

Les contrôles à exercer demeurent les mêmes et sont énumérés aux articles 12 et 13 du décret du 29.12.1962.
Les articles 159 (EPA)et 196 (EPIC) du décret précité prévoient que " Dans le cadre des obligations qui lui incombent en vertu des articles 11,12 et 13… ".

~ Finalité :

Effectuer le visa en deux étapes dans le double objectif de tenir compte de la nature particulière des CAP et d'éviter une redondance des contrôles.

~ Moyen :

Traçabilité des opérations afférentes au traitement des charges à payer ( notamment dans l'outil informatique).

~ Postulat de base :

Les CAP : dépenses pour lesquelles l'engagement et le service sont faits avant le 31.12 mais pour lesquelles à cette même date l'EPN n'a pas reçu les justificatifs nécessaires au paiement.

La nature même des mandats de charges à payer ne permet pas à l'agent comptable d'effectuer la totalité des contrôles qui lui incombent traditionnellement.

Lors de la prise en charge des mandats de CAP, l'agent comptable ne peut faire qu'un contrôle partiel, sur la base des renseignements dont il dispose.

Le contrôle de validité de la créance sera scindé en deux temps.

I. Sur l'exercice N :

• L'ordonnateur procède à une liquidation provisoire du montant des travaux, fournitures ou services rendus au titre de l'exercice qui va se clore, en se fondant sur des prix de commandes, des devis ou autres éléments en sa possession.

Il établit un état récapitulatif qu'il certifie conforme aux opérations réalisées et émet un mandat de CAP ordonnancé sur le compte par nature intéressé et sur les crédits de l'exercice qui se termine.

• L'agent comptable prend en charge le mandat de CAP au vu de l'état récapitulatif par débit du compte par nature intéressé et crédit du compte de charges à payer concerné.

Contrôles effectués par le comptable à cette étape de la procédure :

- qualité de l'ordonnateur ou de son délégué ;

- disponibilité des crédits ;

- exacte imputation des dépenses aux chapitres qu'elles concernent selon leur nature ou leur objet ;

- validité de la créance (contrôle partiel) :

· justification du service fait

Le certification globale du service fait apposée par l'ordonnateur sur l'état récapitulatif des CAP, ne se substitue pas à l'attestation individuelle du service fait de chaque opération en N+1.

· application des règles de prescription et déchéance (en fonction de la nature de la dette)

Précision : le seuil des marchés est contrôlé en N.

Il va de soi que l'état récapitulatif des charges à payer doit être exhaustif, afin de permettre à l'agent comptable d'effectuer les contrôles ci-dessus énumérés.

II. . Sur l'exercice N +1 :

Les écritures de charges à payer constatées en N doivent être régularisées. Deux méthodes sont possibles.

1ère méthode : émission d'un ordre de paiement

• Au fur et à mesure de la réception des justifications définitives, l'ordonnateur établit les ordres de paiement correspondants et y annexe les pièces justificatives.
  
• Après visa, l'agent comptable procède au paiement par débit du compte de charges à payer initialement mouvementé et crédit du compte de disponibilités.

Contrôles: au vu de l'ordre de paiement (OP)

Rappel : conformément à l'instruction n°98-075 M91 du 22.06.1998, les OP doivent obligatoirement comporter certaines mentions dont la référence au mandat auxquels ils se rapportent.

Seconde partie du contrôle de validité de la créance:

- exactitude des calculs de liquidation

- production des justifications

- intervention préalable des contrôles réglementaires

- visa du contrôleur financier (si nécessaire) sur les engagements et les ordonnancements émis par les ordonnateurs principaux

- application des règles de prescription et de déchéance ( en fonction de la nature de la dette)

• En cas de différence entre les sommes comptabilisées en charges à payer et la liquidation découlant de la facture définitive, l'ordonnateur émet :

- un mandat complémentaire, lorsque l'évaluation est inférieure au montant de la facture définitive, mandat qui vient consommer les crédits de l'exercice N+1 sur le compte par nature intéressé par la dépense ;

Visa classique du mandat complémentaire.

- un titre de recette, lorsque l'évaluation est supérieure au montant de la facture définitive.

Visa classique du titre.

Ce mandat et ce titre sont pris en charge par l'agent comptable comme les autres opérations de l'exercice en cours.

Seconde méthode : contre-passation ou extourne

• Au début de l'exercice, les écritures de charges à payer constatées à la fin de l'exercice précédent sont systématiquement contre-passées (ou extournées) : débit du compte de charges à payer initialement mouvementé et crédit du compte par nature intéressé.

Cette opération donne lieu à émission, par l'ordonnateur, d'un mandat d'extourne qui vient rétablir les crédits sur ce compte. Il est précisé que ces crédits ne peuvent être utilisés que pour le dénouement des opérations de charges à payer (ils ne peuvent notamment être consommés par des engagements de l'exercice N+1).

Pas de contrôles par l'agent comptable (opération qui est l'exact pendant de l'opération visée en N).

L'agent comptable devra néanmoins s'assurer que la contre-passation concerne bien l'ensemble des montants initialement pris en charge au titre des CAP.

• A réception des factures définitives, l'ordonnateur émet un nouveau mandat sur le compte par nature intéressé, qui est pris en charge par l'agent comptable sur le compte de fournisseurs concerné, comme un mandat de l'exercice en cours.

Seconde partie du contrôle de la validité de la créance :

· exactitude des calculs de liquidation

· production des justifications

· intervention préalable des contrôles réglementaires

· visa du contrôleur financier (si nécessaire) sur les engagements et les ordonnancements émis par les ordonnateurs principaux

· application des règles de prescription et de déchéance (en fonction de la nature de la dette)

retour en haut de page