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L'intérêt principal de la réforme est de générer des mesures saines d'organisation financière tout au long de l'exercice. Ces mesures concourent au déroulement de la période d'inventaire dans les meilleures conditions.

I. Le remplacement de la période complémentaire par la période d'inventaire : des nouvelles échéances et une préparation de l'établissement

- information relative à l'intérêt et aux modalités de la réforme

- formation des personnels concernés

- instruments informatiques adaptés : notamment intégrant les deux méthodes de régularisation des CAP et PAR, c'est-à-dire l'ordre de paiement et l'extourne.

- coopération des services comptables et des services ordonnateurs.
Dans le cadre de cette coopération un calendrier commun doit être établi afin de planifier les opérations de fin et de début d'exercice.

Le calendrier prendra en considération les modes de gestion internes tels que les congés de fin d'année.

Cette condition préalable au bon déroulement de la mise en œuvre du remplacement de la période complémentaire par la période d'inventaire, revêt une utilité accrue pour les établissements à structure déconcentrée au sein desquels des informations financières fiables doivent circuler rapidement.

II. Du 1.01.N au 31.12.N :
Mise en place de procédures pour une gestion financière rénovée

La réforme du remplacement de la période complémentaire par la période d'inventaire induit les mesures vertueuses d'organisation financière suivantes.

- Suivi rigoureux des engagements et des services faits

Conformément à l'article 10 du décret du 29 décembre 1962, la tenue de la comptabilité des engagements est obligatoire.

La comptabilité des engagements permet de connaître à tout moment, sur une ligne budgétaire donnée, le montants des crédits disponibles par comparaison entre le montant des crédits ouverts et le montant cumulé des dépenses engagées.

En outre, le suivi régulier des engagements et des services faits facilite l'identification des CAP lors de la période d'inventaire.

En conséquence, cette comptabilité doit faire l'objet de contrôles réguliers.

La périodicité du contrôle doit être adaptée aux spécificités de l'activité de l'EPN.

La périodicité conseillée pour effectuer un contrôle efficace est mensuelle ou au moins trimestrielle.

En tout état de cause, certaines périodes décisives de l'activité de l'établissement (ex : fin de l'année scolaire dans les EPLE et l'enseignement supérieur, fin de la haute saison touristique dans les établissements de la culture…) doivent conduire à un contrôle et au suivi des engagements.

- gestion financière plus fluide donc plus régulière

L'émission des titres et des mandats est régulée tout au long de l'année afin d'éviter tout afflux en fin d'exercice.

Le suivi de la comptabilité des engagements favorise ce phénomène.

Le décret n°99-575 du 9.07.1999 a érigé en principe le délai d'un mois pour l'approbation tacite des décisions budgétaires modificatives. En conséquence, les établissements doivent proscrire le vote tardif des décisions modificatives, sauf nécessité conjoncturelle.

Par ailleurs, il est rappelé qu'en matière d'exécution budgétaire, la réglementation a fixé les dates limites suivantes qui ne doivent pas être remises en cause dans le sens d'un " durcissement " du fait de cette réforme.

~ engagements

La règle est posée par l'article 14 du décret du 10 décembre 1953 .

- Les dépenses de personnel peuvent être engagées jusqu'au 31 décembre.

- Pour les autres dépenses, cette limite est avancée au 15 décembre.

Cependant, dans le cas de " nécessité dûment justifiée " des engagements de dépenses peuvent se révéler nécessaires après le 15 décembre.

Les dérogations afférentes sont accordées par le contrôleur financier, le contrôleur d'état ou, à défaut par l'autorité de tutelle.

Ces dérogations visent notamment :

· les crédits ouverts après le 15 décembre (la décision d'ouverture comportant implicitement autorisation de procéder à l'engagement des dépenses correspondantes) ;

· les engagements de régularisation

· les dépenses engagées sans l'intervention des établissements ( impôts, frais de contrôle financier ...) ;

· les dépenses payées par l'intermédiaire des régisseurs d'avances

~ mandatement

Les établissements publics nationaux peuvent mandater et émettre des titres de recettes au titre d'un exercice jusqu'au 31 décembre de cet exercice, lorsque les factures ont été reçues (par l'EPN) ou émises (par l'EPN) avant cette date.

- suivi régulier de certains comptes de tiers et des comptes de disponibilités

Les comptes de tiers concernés sont les comptes 47 (comptes transitoires ou d'attente) et les comptes 48 (comptes de régularisation). Un contrôle mensuel paraît être une mesure de saine gestion.

La même périodicité est indiquée pour le contrôle des comptes de disponibilités.

Le suivi régulier de ces comptes permet d'effectuer plus rapidement les opérations de clôture de l'exercice.

- arrêté des comptes de disponibilités au 31.12.N

III- A partir du 1er janvier N+1 : les travaux effectués pendant la période d'inventaire

Liminaire :

A compter du 1er janvier, l'exécution budgétaire sur le nouvel exercice est susceptible de débuter. Il convient de s'organiser dans le but d'éviter au maximum le chevauchement d'opérations relatives à deux exercices différents. La période d'inventaire doit être la plus courte possible, les opérations au titre de l'exercice N+1 doivent être limitées au strict minimum.

· un arrêté provisoire comprenant toutes les opérations effectuées au 31.12 date calendaire ;
· un arrêté définitif après achèvement de l'ensemble des travaux de fin d'exercice.

- l'établissement de la balance définitive

- reprise des balances d'entrée

§

Au terme de la période d'inventaire l'agent comptable sera en mesure de confectionner le compte financier sur pièces et d'analyser les résultats de l'exercice, en vue du vote du CF par l'autorité délibérante dans les plus brefs délais.

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