BILAN DE LA PREMIERE ANNEE D'EXPERIMENTATION

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Malgré une diversité certaine, tenant aux spécificités propres à chaque établissement, des traits communs sont très nettement apparus quant au déroulement de l'expérimentation et ont permis d'établir un bilan significatif.

L'impression générale des établissements expérimentateurs, quant à l'intérêt et au déroulement de la réforme, a été très positive.

Les délais de production anticipée des comptes financiers ont été respectés.

Ils ont affiché une ferme volonté de continuer à mener à bien l'expérimentation.

I- Le constat : nécessité d'une réorganisation importante de l'ensemble des opérations budgétaires et comptables

• Au sein des établissements : conditions de la réussite
  
  - préalable indispensable : coopération entre les services ordonnateurs et les services comptables ;
  
  - information dans l'établissement très en amont dans l'année ;
  
  - formation des personnels concernés : notamment sur la technique des charges à payer et des produits à recevoir ;
  
  - instruments informatiques adaptés ;
  
  - mise en place d'un calendrier commun ordonnateur/agent comptable des travaux de fin d'année ;
  
  - tenue rigoureuse d'une comptabilité des engagements.
  
  
• Coopération des tutelles :
  
  - les tutelles doivent appeler l'attention des conseils d'administration, sur la nécessité de mettre en cohérence la date du vote du compte financier avec la date de l'élaboration de ce document par l'agent comptable.
  
  Dans le cas contraire l'élaboration anticipée du compte financier par l'agent comptable perd une grande partie de son intérêt.
  
  - les tutelles doivent éviter les mises à disposition tardive de crédits aux établissements publics.
  

II- Les difficultés rencontrées par les expérimentateurs

• Deux difficultés principales invoquées par certains : lourdeur du dispositif / allongement du délai de paiement des fournisseurs
  
  - La technique du rattachement des charges à payer (CAP) et des produits à recevoir (PAR), induit plus d'opérations que le traitement des mandats et titres classiques en période complémentaire.
  Certains établissements ont reproché la lourdeur de ce dispositif.
  
  - Quelques établissements ont abouti au constat de l'allongement du délai de paiement des fournisseurs.
  

Une réponse unique : une meilleure organisation

L'organisation interne doit tendre à la mise en place de moyens permettant le traitement pertinent et rapide des CAP et des PAR.

- Tenue rigoureuse de la comptabilité des engagements.

Conformément à l'article 10 du décret du 29.12.1962, l'ordonnateur a l'obligation de tenir une comptabilité des engagements.

La comptabilité des engagements est non seulement une obligation réglementaire, mais également la condition d'une bonne gestion financière : elle doit permettre de connaître à tout moment, sur une ligne budgétaire donnée, le montant des crédits disponibles par comparaison entre le montant des crédits ouverts et le montant cumulé des dépenses engagées.

La comptabilité des engagements est un instrument pertinent d'identification rapide des charges à payer.

- les contrôles exercés par le comptable dans le cadre de la procédure des CAP et des PAR

Le visa de l'agent comptable est effectué en deux étapes dans le double objectif de tenir compte de la nature particulière des CAP et PAR et d'éviter une redondance des contrôles.

Lors de la prise en charge du mandat de CAP ou du titre de PAR, l'agent comptable ne peut faire qu'un contrôle partiel sur la base des renseignements dont il dispose.

Cette problématique est développée en deuxième partie du guide (se reporter à la fiche consacrée à ce thème).

- les produits informatiques performants

Les outils informatiques doivent offrir les deux méthodes de régularisation des CAP et des PAR (extourne et ordre de paiement / ordre de recouvrement).

L'extourne doit être automatisée.

Les logiciels doivent être en mesure d'assurer la " traçabilité " des opérations successives.

NB : Il faut noter que l'allongement du délai de paiement des fournisseurs lors de la première année d'expérimentation, a eu en grande partie pour cause des recommandations de prudence adressées aux prestataires informatiques ayant automatisé l'extourne, et qui se sont avérées inutiles à l'usage. Il a été demandé aux prestataires concernés de rectifier leur dispositif pour permettre un dénouement rapide des opérations en début d'année.

- seuils de traitement des dépenses en CAP

Certains établissements ont souhaité que des seuils soient établis.

Néanmoins, la spécificité de l'activité de chaque EPN ne permet pas d'imposer un seuil minimal déterminant le traitement des opérations en CAP.

Renvoi au Plan Comptable Général (PCG) : dès lors que l'opération est significative elle doit être traitée en CAP. Dans le cas contraire, si l'on estime que l'opération n'est significative qu'à la marge au regard du résultat de l'exercice, elle peut ne pas être traitée en CAP.

Si les établissements souhaitent établir des seuils en interne, ils doivent se conformer à l'esprit du PCG.

• Congés de fin d'année

La crainte que les congés de fin d'année soient un obstacle au bon déroulement des travaux devant être effectués pendant la période d'inventaire n'est pas fondée.

L'organisation annuelle des opérations comptables et budgétaires doit prendre en compte tous les modes de gestion internes y compris les congés de fin d'année.

Cette problématique est développée en deuxième partie du guide (se reporter à la fiche consacrée au thème de la mise en place du calendrier des opérations d'inventaire).

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